「会議」という言葉からは、人々が集まって真剣な問題を話し合う光景が浮かびます。退屈で関心のなさそうな人、ぼんやりした顔で話についていこうとする人、自分の意見が正しいと強く主張する人もいます。しかし、時代と方法論が変わり、納期や時間の制約、競争の激化、一歩先を行く必要性が高まる中、会議に新しい形が生まれました。「スクラムミーティング」、より一般には「デイリースクラム」と呼ばれる会議です。
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スクラムの会議とは？
会議は短く、要点を絞ります。長く立つと疲れるため、実際に立って行えば長引くのを防げます。毎日、通常は朝、またはそのプロジェクトのメンバーがあらかじめ決めた短い間隔で行います。取り上げるのは、次の話題に限ります。
- 昨日、何をしましたか？
- 今日、何をしますか？
- 障害はありますか？
ただし、会議は長引いて焦点がぼやけ、会議本来の目的を失ってしまうことがよくあります。スタンドアップミーティングをうまく進めるためのコツをご紹介します。
1. 時は金なりという規則を守る…
会議は毎朝決まった時刻に始め、まだ到着していない人がいても時間を守ります。時間どおりに来た人に特典を与え、遅れた人にペナルティーを科す方法もあります。会議は短く、要点を絞ります。デイリースクラムの目安は15分程度です。
2. 会議の基準を事前に定める：
スタンドアップでは、順序と規律が重要です。デイリースクラムで報告するのは、スクラムのリーダーと、プロジェクトに直接携わるメンバーに限ります。発言は一度に一人とし、途中で遮らないようにします。
3. 集中を失わない：
スタンドアップで話し合うべき項目と優先順位の一覧を用意しておくとよいでしょう。進行中のものか、期限が迫っているものに絞ります。全員に関係する話題にしなければ、本題からそれがちです。
4. 楽しさで関心を高く保つ：
会議を短く要点の絞られたものにするためには、すべてのメンバーが最初から最後まで関心を持って積極的に参加することが欠かせません。関心を引くため、毎回、新しいジョーク、励みになる言葉、漫画、面白い絵や画像で始めてもよいでしょう。次に話す人をくじで決めれば、全員に公平に機会が回り、楽しさも保てます。
5. パソコンや電話は控えて…技術を使わない場に…
スマートフォンやノートパソコンが手放せないと、メッセージを確認したり、メールに返信したり、ゲームをしたり、コードを見返したりして、会議に集中しにくくなります。スタンドアップでは機器を使わないようにして、この問題を防ぎましょう。チームメンバーを尊重でき、気も散りにくくなります。
6. スタンドアップでは立って参加する
デイリースクラムがスタンドアップミーティングと呼ばれるには理由があります。従来の会議では、座ってくつろいでいると長引き、退屈になり、話がそれがちです。立って参加することで、短く要点に絞り、活気を保てます。
7. こんなときは会議を欠席する
どういう意味かと思うでしょうが、ときに思い切った態度が大きな変化を生みます。会議が生産的でなくなり、単なる進捗報告になったら、参加を見送って問題があることをはっきり伝える方法もあります。欠席すれば、自分の時間は開発など、より生産的な作業に使ったほうがよいと意思表示できます。
8. 未解決事項を「パーキングロット」に置く
デイリースクラムの目的は、取り組んでいること、これから取り組むこと、作業の障害になっていることをチームで把握することです。それ以外は後で対応します。保留事項を置く「パーキングロット」を用意し、後で対応する項目を記録します。会議の後は、その問題に直接関わるメンバーだけで別の会議を設定します。特定の小グループで時間をかけて議論すべき話題は、ノートやホワイトボードに書き出せます。チームメンバーは、デイリースクラムの時間外にも、取り上げたい項目をパーキングロットに書き込めるようにします。そうすれば、デイリースクラムで本題以外のことを考えず、集中できます。
9. 事前に準備する
時間が短いので、メンバーは会議で何を話すかを事前に明確にしておきます。前日に行ったこと、今日行う予定のこと、目標達成の妨げになっていることだけを話します。そのため、スクラムのリーダーは、会議で何を聞きたいかをメンバーに明示します。話がそれたら、すぐに止めます。
10. チーム精神を育てる
スクラムのプロジェクトを外部委託しているなら、離れた場所にいるメンバーにも日々の会議に参加してもらうとよいでしょう。デイリースクラムにビデオチャットや電話会議を設定できます。ただし、相手の現地時刻で午前1時など、無理のある時間には行わないようにします。海外のメンバーと一つのチームとして働くためです。また、スクラムのリーダーは、メンバーがリーダーだけを見て話すのではなく、互いに目を合わせ、直接コミュニケーションを取れるようにします。会議がより効果的になり、チーム内の理解も深まります。
最後に！
デイリースクラム、デイリーハドル、朝の点呼、朝会、調整会議、スタンドアップ。呼び方は何であれ、今の仕事に欠かせない会議です。各メンバーが昨日達成したことと今日の予定を共有すると、済んだ作業と残っている作業を、チームが足並みをそろえて明確に理解できます。一人ひとりが約束を果たす助けにもなります。「今日はこのタスクをやります」と立って宣言した人は、翌日に完了したかどうかを報告することをよくわかっています。
