10 consigli per ottenere il massimo dalle riunioni Daily Scrum

La parola «riunione» fa pensare a un gruppo di persone sedute a discutere di questioni serie. Alcuni si annoiano e non sono interessati, altri fissano il vuoto cercando di capire di cosa si parli e altri ancora cercano con aggressività di far valere le proprie ragioni. Con il cambiare dei tempi e dei metodi, la pressione delle scadenze, il tempo limitato, la concorrenza crescente e la necessità di stare un passo avanti, è emerso un nuovo tipo di riunione: la riunione Scrum, più comunemente detta Daily Scrum.

Che cosa sono le riunioni Scrum?

Sono riunioni brevi e mirate. Le persone stanno effettivamente in piedi, perché la scomodità evita che la riunione duri troppo. Si tengono ogni giorno, di solito al mattino, o a brevi intervalli stabiliti dal team di progetto. Si affrontano esclusivamente questi argomenti:

• Che cosa abbiamo fatto ieri?
• Che cosa dobbiamo fare oggi?
• Ci sono ostacoli?

Spesso però queste riunioni si prolungano e perdono il filo, venendo meno al proprio scopo. Ecco alcuni consigli efficaci per una buona riunione in piedi:

1. Rispetta la regola: il tempo è denaro…

Inizia a un'ora fissa ogni mattina e rispetta l'orario anche se non sono ancora arrivati tutti. Potresti premiare chi arriva puntuale e penalizzare chi non lo fa. Mantieni inoltre la riunione breve e mirata. Le riunioni Daily Scrum dovrebbero durare circa 15 minuti.

2. Stabilisci prima le regole della riunione:

Ordine e disciplina sono essenziali in una riunione in piedi. Solo chi guida Scrum e i membri che lavorano direttamente al progetto dovrebbero poter riferire durante il Daily Scrum, e dovrebbe parlare una sola persona alla volta senza interruzioni.

3. Resta sul tema:

Prepara un elenco di argomenti e priorità da discutere. Affronta solo ciò su cui si sta lavorando o la cui scadenza è vicina. Gli argomenti dovrebbero interessare tutti, altrimenti la discussione tende a divagare.

4. Mantieni vivo l'interesse rendendo la riunione piacevole:

Perché la riunione rimanga breve e mirata, è essenziale che tutti partecipino attivamente dall'inizio alla fine. Per suscitare interesse, puoi aprire ogni riunione con una battuta nuova, una citazione motivante, un fumetto o un'immagine interessante. Puoi anche estrarre a sorte il prossimo intervento, dando a tutti la stessa possibilità e mantenendo un clima piacevole.

5. Niente portatili o telefoni, per favore… Qui la tecnologia resta fuori…

Siamo diventati così dipendenti da telefoni e portatili che è difficile concentrarsi sulla riunione se si controllano continuamente i messaggi, si risponde alle e-mail, si gioca o si guarda il codice. Per evitare il problema, escludi questi dispositivi dalle riunioni in piedi. È una forma di rispetto per i colleghi e riduce le distrazioni.

6. In piedi, per favore… È una riunione in piedi…

C'è un motivo se le riunioni Daily Scrum sono chiamate riunioni in piedi. Le riunioni tradizionali tendono a protrarsi, diventare noiose e andare fuori tema quando tutti sono comodamente seduti. Stare in piedi aiuta a mantenerle brevi, mirate ed energiche.

7. Non partecipare alla riunione se…

Prima che tu ti chieda di che cosa sto parlando, a volte un gesto drastico aiuta a produrre un cambiamento importante. Se le riunioni smettono di essere produttive e diventano un rituale di aggiornamento, puoi prendere posizione e mostrare che qualcosa non funziona saltandole. La tua assenza indica che il tuo tempo può essere speso meglio nello sviluppo e in altre attività produttive.

8. Usa un elenco per le questioni da riprendere

Le riunioni Daily Scrum servono a far sapere al team che cosa si sta facendo, che cosa va fatto e quali ostacoli ci sono. Il resto va affrontato dopo. Crea un elenco di questioni da riprendere e annota quelle da trattare in seguito. A riunione finita, organizzane un'altra con le sole persone direttamente coinvolte. Puoi tenere un taccuino o una lavagna per gli argomenti che riguardano un sottogruppo e richiedono più tempo. L'elenco dovrebbe essere accessibile anche fuori dal Daily Scrum, così le persone possono annotare i punti da affrontare e concentrarsi sulla riunione senza pensare ad altro.

9. Preparati in anticipo

Dato il poco tempo, ogni persona dovrebbe sapere esattamente che cosa dire. Gli interventi devono limitarsi a ciò che si è fatto il giorno prima, a ciò che si intende fare oggi e alle difficoltà nel raggiungere gli obiettivi. Chi guida Scrum dovrebbe chiarire che cosa si aspetta dagli interventi e fermare subito le divagazioni.

10. Usa le riunioni Scrum per rafforzare lo spirito di squadra

Se hai affidato progetti Scrum all'esterno, coinvolgi chi lavora da remoto nelle riunioni quotidiane. Puoi usare videochat o teleconferenze. Assicurati che l'orario sia ragionevole anche per loro, evitando per esempio l'una di notte. Così lavorerai come un'unica squadra con i colleghi all'estero. Se guidi Scrum, fai sì che i membri si guardino e comunichino tra loro, senza parlare soltanto con te. Le riunioni saranno più efficaci e migliorerà la comprensione reciproca.

Un'ultima considerazione

Che tu le chiami Daily Scrum, breve confronto quotidiano, appello mattutino, riunione del mattino, riunione di coordinamento o stand-up, queste riunioni rispondono a un'esigenza attuale. Aggiornandosi su ciò che ognuno ha fatto ieri e intende fare oggi, il team capisce con chiarezza quanto lavoro è stato svolto e quanto ne rimane. Queste riunioni aiutano anche a rispettare gli impegni. Chi si alza e dice «Oggi farò questa attività» sa che il giorno dopo dovrà dire se l'ha completata.