Se avessi 5 minuti per spiegare come lo Scrum Master fa da facilitatore

Lo Scrum Master assume molti ruoli diversi. Un bravo Scrum Master li conosce e sa quando e come adottarli, a seconda della situazione e del contesto. Lo scopo è sempre aiutare le persone a capire e applicare meglio il framework Scrum.

Che cos'è un facilitatore?

«Una persona che aiuta un gruppo a comprendere gli obiettivi comuni e a pianificare come raggiungerli. Nel farlo, il facilitatore rimane “neutrale”, cioè non prende posizione nella discussione.»

Gli elementi chiave di questa e di altre definizioni sono:

• Aiutare gli altri a raggiungere i propri obiettivi e metterli in condizione di farlo.
• Rimanere imparziali sul contenuto, senza schierarsi.
• Aiutare tutti a ragionare e lavorare al meglio.
• Promuovere la collaborazione e cercare di far lavorare bene insieme le persone.
• Esercitare un'autorità carismatica.

Il malinteso

Spesso, quando chiediamo di descrivere lo Scrum Master come facilitatore, l'unica risposta è che facilita gli eventi Scrum. Certo, lo Scrum Master è responsabile del processo Scrum e dovrebbe aiutare il team a ottimizzarlo.

Gli eventi Scrum sono una parte importante del processo. Anche se lo Scrum Master non è tenuto a partecipare personalmente a tutti, dovrebbe assicurarsi:

• Che il Sprint serva come periodo di durata fissa durante il quale si crea un incremento completato, utilizzabile e rilasciabile.
• Che il Daily Scrum serva a verificare ogni giorno i progressi del team verso l'obiettivo dello sprint.
• Che il Sprint Planning serva al team per discutere, pianificare e concordare quali voci dello Sprint Backlog ritiene di poter completare a sostegno degli obiettivi e della strategia del Product Owner.
• Che il Sprint Review serva a mostrare e verificare l'incremento sviluppato e, se necessario, ad adattare il Product Backlog.
• Che il Sprint Retrospective serva al team per esaminare e adattare pratiche e processi, migliorare quelli essenziali e affrontare i problemi generali che rallentano il lavoro.

Il malinteso più grande è pensare che facilitare gli eventi Scrum sia l'unica cosa che lo Scrum Master debba fare come facilitatore. Un ottimo Scrum Master capisce invece che la facilitazione può fare molto di più…

Che cosa si intende per facilitazione nel framework Scrum

Come indica la definizione, il facilitatore aiuta un gruppo a comprendere e raggiungere i suoi obiettivi, promuovendo la collaborazione, ottimizzando il processo e migliorando il lavoro di squadra. In questo contesto, la facilitazione va ben oltre la conduzione degli eventi Scrum.

Nel libro «Scrum Mastery», Geoff Watts descrive la facilitazione come la competenza e il comportamento alla base del ruolo di Scrum Master. «Gli Scrum Master sono sempre al servizio degli obiettivi del team, del Product Owner e dell'organizzazione. Se questi obiettivi entrano in conflitto, riflettono sulle implicazioni a lungo termine e sul messaggio che trasmetterebbe ogni compromesso.»

Lo Scrum Master dovrebbe:

• Facilitare le relazioni e la collaborazione all'interno del team e con il suo ambiente.
• Facilitare il processo Scrum e il suo miglioramento continuo.
• Facilitare l'integrazione del team Scrum nell'intera organizzazione.
• Facilitare gli eventi Scrum perché siano mirati ed efficaci.
• Aiutare il team a raggiungere i propri obiettivi, anche personali.

Lyssa Adkins ne offre una buona descrizione nel libro «Coaching Agile Teams»:

«Uno Scrum Master dovrebbe facilitare creando un “contenitore” che il team possa riempire con idee e innovazioni. Il contenitore, spesso una serie di domande all'ordine del giorno o un'altra struttura leggera e flessibile, dà al team il minimo necessario per restare concentrato sullo scopo. Favorisce interazioni più ricche e crea uno spazio in cui si possono ascoltare idee fantastiche. Il coach crea il contenitore e il team crea il contenuto.»

Caratteristiche di un ottimo facilitatore

Lo Scrum Master dovrebbe quindi preparare il terreno e stabilire confini chiari entro cui il team può collaborare e discutere le proprie idee.

Altre caratteristiche di un ottimo facilitatore:

• Progetta e conduce la riunione assumendosi la responsabilità di aiutare il team a raggiungere i suoi obiettivi.
• Pone domande incisive per offrire nuove intuizioni e prospettive.
• Ascolta per capire, anziché per intervenire.
• Punta a creare un team forte anziché rafforzare i singoli.
• Aiuta le cose ad accadere, anziché imporle.
• Sa facilitare con discrezione.

Come si presenta una buona facilitazione degli eventi Scrum

Ogni evento Scrum ha uno scopo preciso che risponde alla domanda «Perché facciamo questa riunione?». Un ottimo facilitatore si assicura che l'obiettivo di ogni evento sia chiaro, propone una struttura leggera e aiuta il team a raggiungere lo scopo. Gli obiettivi descritti in precedenza restano validi, ma con una buona facilitazione lo Scrum Master riesce a ottenere più valore da ogni evento.

Ecco le caratteristiche degli eventi Scrum ben facilitati:

• Il Daily Scrum si svolge in un clima in cui i colleghi si stimolano a vicenda in modo sano a rispettare gli impegni, garantire la qualità del rilascio e affrontare gli ostacoli.
• Il Sprint Planning si fonda sulla collaborazione tra il Product Owner e il team di sviluppo, con particolare attenzione al valore aziendale da offrire. Tutti capiscono il lavoro e concordano di raggiungere l'obiettivo dello sprint.
• Il Sprint Review è un evento stimolante in cui il team Scrum, gli sponsor e i portatori di interesse esaminano insieme l'incremento e il backlog. Riflettono anche sulla collaborazione e su come migliorarla. Agiscono come un unico team con lo stesso scopo, senza barriere tra «cliente» e «fornitore».
• Il Sprint Retrospective si svolge in un clima sicuro, in cui si affronta il problema che tutti conoscono ma nessuno nomina, lo si discute e lo si trasforma in azioni di miglioramento da attuare nello sprint successivo.

Conclusione

In sintesi, facilitare bene significa:

• Essere al servizio del team senza diventarne il servitore.
• Aiutare il team a prendere decisioni e raggiungere un consenso duraturo.
• Affrontare atteggiamenti difficili e comportamenti disfunzionali o improduttivi che impediscono alle riunioni di raggiungere il proprio scopo.
• Osservare con attenzione.
• Fare un passo indietro appena il team può continuare a organizzarsi da sé.
• Sapere quando interrompere il team.
• Aiutare il team a interagire in modo proficuo.
• Porre domande e proporre sfide.

Padroneggiare queste competenze richiede tempo, pratica, riflessione e miglioramento continui. Visti i risultati che una buona facilitazione può produrre, ne vale decisamente la pena!