‘회의’라는 말을 들으면 사람들이 모여 심각한 문제를 토론하는 장면이 떠오릅니다. 지루해하거나 무관심한 사람, 무슨 이야기를 하는지 이해하려고 멍하니 바라보는 사람, 공격적으로 자신의 주장을 입증하려는 사람이 있습니다. 하지만 시대와 방법론이 변하고, 마감을 맞춰야 한다는 압박과 시간 제약, 갈수록 치열한 경쟁 속에서 한발 앞서야 할 필요가 생기면서 새로운 회의 방식이 등장했습니다. ‘스크럼 회의’, 더 흔히 말하는 ‘데일리 스크럼 회의’입니다.
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데일리 스크럼 회의를 효과적으로 진행하는 10가지 팁
스크럼 회의란 무엇인가요?
이 회의는 짧고 간결합니다. 오래 서 있으면 불편해 회의가 지나치게 길어지지 않으므로 구성원은 실제로 서서 회의합니다. 같은 프로젝트에 참여하는 팀원들이 매일, 보통 아침에, 또는 미리 정한 짧은 간격으로 회의를 엽니다. 회의에서는 다음 주제만 엄격히 다룹니다.
- 어제 무엇을 완료했나요?
- 오늘 무엇을 해야 하나요?
- 장애물이 있나요?
하지만 이런 회의는 너무 길어지고 초점이 흐려져 본래 목적을 잃는 경우가 많습니다. 다음은 스탠드업 회의를 효과적으로 진행하는 요령입니다.
1. 시간은 돈이라는 원칙을 지키세요…
매일 아침 정해진 시간에 시작하고, 일부 팀원이 아직 오지 않았더라도 시작 시간을 엄격히 지킵니다. 시간을 지킨 사람에게 보상하고 지키지 않은 사람에게 불이익을 줄 수 있습니다. 회의는 짧고 요점에 집중합니다. 데일리 스크럼 회의는 약 15분 동안 진행하는 것이 좋습니다.
2. 회의 규칙을 미리 정하세요
질서와 규율은 스탠드업 회의의 핵심입니다. 데일리 스크럼 회의에서 보고하는 사람은 스크럼 리더와 프로젝트에 직접 참여하는 팀원으로 제한하고, 한 사람이 발언할 때 다른 사람이 끼어들지 않게 합니다.
3. 초점을 잃지 마세요
스탠드업 회의에서 논의해야 하는 주제와 우선순위 목록을 준비하는 것이 좋습니다. 진행 중인 항목이나 마감이 가까운 항목만 다룹니다. 모두에게 관련된 주제여야 합니다. 그렇지 않으면 논의가 빗나가기 쉽습니다.
4. 재미를 더해 관심을 유지하세요
회의를 짧고 간결하게 진행하려면 모든 구성원이 처음부터 끝까지 진지하고 적극적으로 참여해야 합니다. 관심을 끌려면 매번 새 농담, 동기 부여가 되는 인용문, 만화 또는 흥미로운 그림이나 이미지로 시작할 수 있습니다. 제비뽑기로 다음 발언자를 정하면 모두에게 공정하게 발언 기회를 주면서도 재미를 유지할 수 있습니다.
5. 노트북과 휴대전화는 넣어 두세요… 전자기기를 사용하지 않습니다…
휴대전화와 노트북에 너무 익숙해진 나머지 메시지 확인, 이메일 답변, 게임, 코드 읽기를 계속하면 회의에 집중하기 어렵습니다. 문제를 피하려면 스탠드업 회의에서 전자기기를 사용하지 않도록 하세요. 동료를 존중하고 주의가 분산되지 않게 하는 방법입니다.
6. 일어서 주세요… 스탠드업 회의입니다…
데일리 스크럼 회의를 스탠드업이라고 부르는 데는 이유가 있습니다. 모두 편안하게 앉아 있으면 보통 회의가 길어지고 지루해지며 주제에서 벗어나기 쉽습니다. 서서 회의하면 짧고 핵심에 집중하면서 활력을 유지할 수 있습니다.
7. 이런 경우에는 회의에 참석하지 마세요…
무슨 뜻인지 궁금하시겠지만, 때로는 과감한 태도가 큰 변화를 만드는 데 도움이 됩니다. 회의가 생산성을 잃고 일상적인 상태 보고만 남았다면, 참석을 건너뛰어 문제를 분명하게 드러낼 수 있습니다. 참석하지 않는 것은 더 생산적인 개발이나 다른 일에 시간을 쓰는 편이 낫다는 뜻을 전하는 행동입니다.
8. 미해결 문제를 ‘보류 목록’에 기록하세요
데일리 스크럼 회의의 기본 목적은 진행 중인 일, 해야 할 일, 그 일을 가로막는 것이 무엇인지 팀원에게 알리는 것입니다. 그 밖의 사안은 나중에 다루어야 합니다. ‘보류 목록’을 만들어 나중에 처리할 문제를 적어 두세요. 회의가 끝나면 특정 문제에 직접 관계된 팀원만 불러 다른 회의를 잡습니다. 특정 하위 팀이 처리해야 하고 긴 논의가 필요한 주제는 노트나 화이트보드에 기록할 수 있습니다. 데일리 스크럼 회의 밖에서도 팀원이 이 ‘보류 목록’에 접근해 다룰 항목을 적을 수 있어야 합니다. 그러면 데일리 스크럼에서 주제 밖의 사안을 생각하지 않고 온전히 집중할 수 있습니다.
9. 미리 준비하세요
시간이 짧으므로 팀원은 회의에서 무엇을 말할지 정확히 알아야 합니다. 발언은 어제 한 일, 오늘 하려는 일, 목표 달성에 겪는 어려움으로 엄격히 제한합니다. 스크럼 리더는 팀원이 어떤 내용을 말하기를 기대하는지 명확히 알려야 합니다. 주제에 맞지 않는 이야기는 즉시 끊습니다.
10. 스크럼 회의로 팀워크를 높이세요
스크럼 프로젝트를 외주로 맡겼다면 원격 팀원도 일일 회의에 참여하게 하는 것이 좋습니다. 데일리 스크럼 때 영상 통화나 전화 회의를 마련할 수 있습니다. 단, 그들에게 무리한 시간, 예를 들어 현지 시각 새벽 1시에 회의를 열지 않도록 하세요. 이렇게 하면 해외 팀원과 한 팀으로 일할 수 있습니다. 스크럼 리더는 또한 팀원들이 자신만 보며 이야기하지 않고 서로 눈을 맞추고 소통하도록 해야 합니다. 회의가 더 효과적으로 진행되고 팀원 간 이해도 깊어집니다.
마지막으로!
데일리 스크럼, 일일 모임, 아침 점호, 아침 회의, 조율 회의, 익숙한 스탠드업 등 무엇이라 부르든 이런 회의는 지금 꼭 필요합니다. 각 팀원이 어제 무엇을 했고 오늘 무엇을 할지 공유하면 얼마나 많은 일을 완료했고 얼마나 남았는지 모두가 명확하게 이해할 수 있습니다. 이 회의는 각자의 약속을 확인하는 자리이기도 합니다. 한 팀원이 일어서서 ‘오늘 이 작업을 하겠습니다’라고 말하면 다음 날 그 일을 했는지 보고해야 한다는 것을 잘 알고 있습니다.
