10 советов, как получить максимум от ежедневных встреч Scrum

При слове «совещание» мы представляем людей, собравшихся обсудить серьёзные вопросы: одни скучают и не проявляют интереса, другие смотрят в пустоту и пытаются понять, о чём речь, а третьи яростно отстаивают свою точку зрения. Но времена и методы работы меняются, сроки поджимают, времени не хватает, конкуренция растёт, и нужно оставаться на шаг впереди. Так появился новый формат — встречи Scrum, более известные как ежедневные встречи Scrum.

Что такое встречи Scrum?

Эти встречи короткие и по делу. Участники стоят, чтобы из-за неудобства встреча не затягивалась. Встречи проводят ежедневно, обычно утром, или через короткие промежутки времени, которые заранее определяет проектная команда. На них поднимают только три темы:

• Что было сделано вчера?
• Что нужно сделать сегодня?
• Есть ли препятствия?

Однако такие встречи часто затягиваются и теряют фокус, из-за чего перестают выполнять свою задачу. Вот несколько советов, которые помогут успешно провести планёрку:

1. Помните правило: время — деньги…

Начинайте встречу в одно и то же время каждое утро, даже если кто-то из участников ещё не пришёл. Можно поощрять тех, кто приходит вовремя, и предусмотреть меры за опоздания. Встречи должны быть короткими и по делу. Ежедневная встреча Scrum должна занимать около 15 минут.

2. Заранее установите правила встречи

На планёрке важны порядок и дисциплина. Выступать должны только ведущий Scrum и участники команды, которые непосредственно работают над проектом. В каждый момент говорит один человек, и его не перебивают.

3. Не теряйте фокус

Заранее составьте список тем и приоритетов для планёрки. Обсуждайте только то, что уже в работе или срок чего приближается. Выбирайте темы, важные для всех, иначе разговор уйдёт в сторону.

4. Поддерживайте интерес и добавьте немного юмора

Чтобы встречи были короткими и по делу, все должны быть искренне заинтересованы и активно участвовать от начала до конца. Чтобы вовлечь коллег, можно начинать каждую встречу с новой шутки, вдохновляющей цитаты, комикса или интересной картинки. Можно также определять следующего выступающего по жребию. Так у всех будет равный шанс, а встреча станет живее.

5. Уберите ноутбуки и телефоны

Мы так привыкли к телефонам и ноутбукам, что участникам трудно сосредоточиться на встрече, если они постоянно проверяют сообщения, отвечают на письма, играют или просматривают код. Проводите планёрки без устройств. Так вы проявите уважение к коллегам и уменьшите число отвлекающих факторов.

6. Пожалуйста, встаньте. Это планёрка стоя

Ежедневные встречи Scrum не случайно называют планёрками стоя. Обычные встречи, на которых все удобно сидят, часто затягиваются, становятся скучными и уходят от темы. Когда участники стоят, встречи короче, предметнее и энергичнее.

7. Не приходите на встречу, если…

Прежде чем гадать, что я имею в виду, замечу: иногда решительный шаг помогает добиться перемен. Если встречи перестали приносить пользу и свелись к обычным отчётам о статусе, пропустите их, чтобы показать, что что-то пошло не так. Ваше отсутствие даёт понять, что время лучше потратить на разработку и другие более продуктивные задачи.

8. Заведите список отложенных вопросов

Ежедневная встреча Scrum нужна, чтобы команда знала, что уже делается, что ещё предстоит и что этому мешает. Остальное можно обсудить позже. Заведите список отложенных вопросов и записывайте туда всё, что требует отдельного обсуждения. После встречи назначьте разговор только с теми, кого касается конкретный вопрос. Можно вести список в блокноте или на доске, отмечая темы, которые требуют более долгого обсуждения и относятся к определённой группе. Список должен быть доступен и вне ежедневных встреч, чтобы участники могли добавлять вопросы. Тогда на планёрке они смогут сосредоточиться на её цели, не думая о посторонних темах.

9. Подготовьтесь заранее

Времени мало, поэтому участники должны точно знать, о чём будут говорить. Пусть каждый расскажет только о том, что сделал вчера, что планирует сегодня и что мешает достичь цели. Ведущему Scrum следует заранее объяснить, чего он ждёт от участников. Обсуждение не по теме нужно сразу останавливать.

10. Используйте встречи Scrum, чтобы укреплять командный дух

Если часть работы над проектами Scrum передана подрядчикам, подключайте удалённых коллег к ежедневным встречам по видео или телефону. Проверьте, чтобы встреча не приходилась на неудобное для них время, например на час ночи. Так вы будете работать одной командой и с коллегами за рубежом. Ведущему также стоит следить, чтобы участники смотрели друг на друга и общались между собой, а не обращались только к нему. Это сделает встречи эффективнее и поможет команде лучше понимать друг друга.

И напоследок!

Как ни называйте эти встречи — ежедневным Scrum, утренней планёркой, перекличкой, координационной встречей или просто встречей стоя, — они нужны сегодня. Узнав, что каждый участник сделал вчера и планирует сегодня, команда получает общее и ясное представление о том, сколько уже сделано и сколько осталось. Встречи также помогают каждому выполнять взятые обязательства. Когда участник говорит: «Я сделаю эту задачу сегодня», он знает, что завтра должен сообщить, удалось ли её выполнить.