Bei „Meeting“ denken wir an eine Gruppe, die ernste Fragen bespricht. Einige wirken gelangweilt, andere starren ins Leere und versuchen, dem Gespräch zu folgen. Wieder andere verteidigen energisch ihren Standpunkt. Doch mit neuen Arbeitsmethoden, knappen Fristen, Zeitdruck, zunehmendem Wettbewerb und dem Bedürfnis, einen Schritt voraus zu bleiben, entstand eine andere Form der Besprechung: das Scrum-Meeting, meist Daily Scrum genannt.
Einblicke von der International DevOps Certification Academy™
10 Tipps, wie Sie das Beste aus Ihrem Daily Scrum herausholen
Was sind Scrum-Meetings?
Diese Treffen sind kurz und konzentriert. Die Beteiligten stehen, damit die Besprechung nicht zu lange dauert. Sie finden täglich, meist morgens, oder in kurzen Abständen statt, die das Projektteam vereinbart hat. Es geht ausschließlich um diese Themen:
- Was wurde gestern erledigt?
- Was ist heute zu tun?
- Gibt es Hindernisse?
Oft dauern diese Treffen aber zu lange und verlieren den Fokus. Damit verfehlen sie ihren Zweck. Hier sind Tipps für ein gelungenes Stand-up:
1. Halten Sie sich an die Regel: Zeit ist Geld …
Beginnen Sie jeden Morgen zur vereinbarten Zeit, auch wenn noch nicht alle da sind. Sie können Pünktlichkeit belohnen und Verspätungen mit Konsequenzen verbinden. Halten Sie das Treffen kurz und sachlich. Ein Daily Scrum sollte etwa 15 Minuten dauern.
2. Legen Sie die Regeln vorher fest:
Ein Stand-up braucht Ordnung und Disziplin. Nur die Scrum-Leitung und die unmittelbar am Projekt beteiligten Teammitglieder sollten berichten. Es spricht jeweils eine Person, ohne unterbrochen zu werden.
3. Bleiben Sie beim Thema:
Bereiten Sie eine Liste der Themen und Prioritäten für das Stand-up vor. Besprechen Sie nur Aufgaben, an denen gerade gearbeitet wird oder deren Frist naht. Die Themen sollten alle betreffen, sonst kommt das Gespräch leicht vom Thema ab.
4. Halten Sie das Interesse wach, indem Sie etwas Spaß einbauen:
Damit die Treffen kurz und auf den Punkt bleiben, müssen sich alle aktiv beteiligen. Sie können zum Einstieg einen neuen Witz, ein motivierendes Zitat, einen Comic oder ein interessantes Bild zeigen. Sie können auch auslosen, wer als Nächstes spricht. Das gibt allen eine faire Chance und hält die Stimmung lebendig.
5. Keine Laptops oder Handys, bitte. Das ist eine technikfreie Zone …
Viele von uns hängen so an Handy und Laptop, dass es schwerfällt, sich auf das Treffen zu konzentrieren, wenn wir Nachrichten lesen, E-Mails beantworten, spielen oder Code prüfen. Halten Sie Stand-ups daher frei von Technik. So respektieren Sie Ihre Teamkollegen und vermeiden Ablenkung.
6. Stehen Sie bitte auf. Das ist ein Stand-up …
Daily Scrums heißen aus gutem Grund Stand-ups. Herkömmliche Treffen werden oft lang, langweilig und unsachlich, wenn alle bequem sitzen. Im Stehen bleiben sie kurz, auf den Punkt und lebendig.
7. Nehmen Sie nicht teil, wenn …
Bevor Sie sich wundern: Manchmal hilft ein deutliches Zeichen, um etwas zu ändern. Wenn die Treffen unproduktiv werden und nur noch Statusmeldungen liefern, können Sie fernbleiben, um zu zeigen, dass etwas nicht stimmt. Damit machen Sie deutlich, dass Ihre Zeit für Entwicklung und andere Aufgaben sinnvoller eingesetzt ist.
8. Nutzen Sie einen Themenspeicher für offene Fragen
Im Daily Scrum erfahren Teammitglieder, was erledigt ist, was ansteht und welche Hindernisse im Weg stehen. Alles Weitere besprechen Sie später. Halten Sie solche Themen in einem Themenspeicher fest. Vereinbaren Sie nach dem Treffen einen eigenen Termin mit den unmittelbar Beteiligten. In einem Notizbuch oder auf einem Whiteboard können Sie Themen sammeln, die nur eine Teilgruppe betreffen und mehr Zeit brauchen. Der Themenspeicher sollte auch außerhalb des Daily Scrums zugänglich sein, damit Teammitglieder ihre Anliegen eintragen können. So bleiben sie beim Treffen konzentriert, ohne sich mit anderen Themen beschäftigen zu müssen.
9. Bereiten Sie sich vorher vor
Weil die Zeit knapp ist, sollten alle wissen, was sie sagen wollen. Sie berichten nur, was sie gestern erledigt haben, heute vorhaben und welche Schwierigkeiten sie an ihren Zielen hindern. Die Scrum-Leitung sollte vorher deutlich machen, was sie von den Teammitgliedern erwartet. Themenfremde Beiträge sollten sofort unterbrochen werden.
10. Nutzen Sie Scrum-Meetings, um den Teamgeist zu stärken
Wenn Sie Scrum-Projekte ausgelagert haben, beziehen Sie die Mitglieder an anderen Standorten in die täglichen Treffen ein. Nutzen Sie dafür Video- oder Telefonkonferenzen. Achten Sie auf zumutbare Uhrzeiten, also zum Beispiel nicht um 1 Uhr nachts für die anderen. So arbeiten Sie auch über Ländergrenzen hinweg als Team. Sorgen Sie als Scrum-Leitung dafür, dass sich die Teammitglieder ansehen und miteinander sprechen und sich nicht ausschließlich an Sie wenden. Das macht die Treffen wirksamer und verbessert das gegenseitige Verständnis.
Zum Schluss!
Ob Daily Scrum, kurzer Morgenabgleich, Morgenrunde, Koordinationsmeeting oder Stand-up, diese Treffen treffen den Bedarf der Zeit. Wenn alle wissen, was die anderen gestern erledigt haben und heute vorhaben, ist klar, wie viel Arbeit erledigt ist und wie viel noch aussteht. Die Treffen fördern auch Verbindlichkeit. Wer aufsteht und sagt: „Ich erledige diese Aufgabe heute“, weiß, dass er am nächsten Tag berichtet, ob sie abgeschlossen ist.
