La palabra «reunión» nos hace pensar en un grupo de personas sentadas para hablar de temas serios: unas aburridas y desinteresadas, otras con la mirada perdida mientras intentan entender de qué se habla y otras empeñadas en imponer su punto de vista. Con el paso del tiempo, los cambios metodológicos, la presión por cumplir plazos, la falta de tiempo, el aumento de la competencia y la necesidad de ir un paso por delante, surgió un nuevo tipo de reunión: las reuniones de Scrum, más conocidas como reuniones diarias de Scrum.
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10 consejos para aprovechar al máximo sus reuniones diarias de Scrum
¿Qué son las reuniones de Scrum?
Estas reuniones son breves y directas. Los integrantes se quedan de pie, ya que la incomodidad ayuda a que la reunión no se alargue. Se celebran a diario, normalmente por la mañana, o a intervalos cortos fijados de antemano por el equipo del proyecto. Solo se tratan estos temas:
- ¿Qué se hizo ayer?
- ¿Qué se hará hoy?
- ¿Hay algún impedimento?
Sin embargo, es habitual que estas reuniones se alarguen y pierdan el foco, con lo que dejan de cumplir su propósito. Aquí tiene algunos consejos para que la reunión de pie sea eficaz:
1. Recuerde que el tiempo es dinero…
Las reuniones deben empezar cada mañana a una hora fija y respetarla aunque falten integrantes. Puede premiar a quienes lleguen puntuales y penalizar a quienes lleguen tarde. Mantenga también las reuniones breves y directas. La reunión diaria de Scrum debería durar unos 15 minutos.
2. Defina de antemano las reglas de la reunión
El orden y la disciplina son esenciales en una reunión de pie. Solo deberían intervenir quien dirige la reunión y quienes trabajan directamente en el proyecto. Debe hablar una persona a la vez y sin interrupciones.
3. Mantenga el foco
Conviene preparar una lista de temas y prioridades para la reunión. Trate solo los asuntos que estén en curso o cuyo plazo se acerque. Los temas también deben interesar a todo el equipo para evitar que la conversación se desvíe.
4. Mantenga el interés con algo de diversión
Como la reunión debe ser breve y directa, para que funcione es imprescindible que todos participen de forma activa y con interés de principio a fin. Para despertar la atención, empiece cada reunión con un chiste nuevo, una cita motivadora, una tira cómica u otra imagen interesante. También puede sortear quién habla a continuación para dar a todos las mismas oportunidades y mantener el ambiente animado.
5. Sin portátiles ni teléfonos, por favor… Este espacio es sin tecnología…
Estamos tan acostumbrados al móvil o al portátil que cuesta prestar atención a la reunión si miramos mensajes, respondemos correos, jugamos o revisamos código constantemente. Para evitarlo, no use dispositivos en las reuniones de pie. Así se muestra respeto por los compañeros y se evitan distracciones.
6. De pie, por favor… Esta es una reunión de pie…
Las reuniones diarias de Scrum se llaman reuniones de pie por un motivo. Las reuniones convencionales tienden a alargarse, aburrir y desviarse cuando todos están sentados cómodamente. Quedarse de pie ayuda a que sean breves, directas y animadas.
7. No asista a la reunión si…
Antes de que se pregunte a qué me refiero, a veces una actitud drástica ayuda a impulsar un gran cambio. Si la reunión deja de ser productiva y se convierte en un mero informe rutinario de estado, puede plantarse y dejar claro que algo falla al no asistir. Su ausencia indica que su tiempo puede aprovecharse mejor en desarrollo y otras tareas productivas.
8. Use una lista de temas pendientes para los asuntos sin resolver
El propósito de las reuniones diarias de Scrum es que el equipo sepa qué se está haciendo, qué queda por hacer y qué obstáculos lo impiden. Todo lo demás debe tratarse después. Defina una lista de temas pendientes y anote los asuntos para más adelante. Al terminar, programe otra reunión solo con las personas directamente implicadas en el asunto. Puede usar un cuaderno o una pizarra para apuntar temas que correspondan a un subgrupo y requieran más tiempo. La lista debe estar disponible para el equipo fuera de la reunión diaria, para que todos puedan añadir asuntos que necesiten atención. Así podrán concentrarse sin pensar en otros temas durante la reunión.
9. Prepárese con antelación
Como hay poco tiempo, todos deben saber exactamente qué van a decir. Deben limitarse a lo que hicieron ayer, lo que piensan hacer hoy y las dificultades que tienen para cumplir sus objetivos. Quien dirige la reunión debe aclarar de antemano qué espera oír e interrumpir enseguida cualquier intervención que se salga del tema.
10. Use las reuniones de Scrum para fomentar el espíritu de equipo
Si ha externalizado sus proyectos Scrum, conviene incluir a las personas que trabajan a distancia en la reunión diaria. Puede organizar videollamadas o llamadas de grupo. Evite horarios que no sean razonables para ellas, como la 1:00 de la madrugada en su zona. Así trabajará en equipo con sus compañeros de otros países. Si dirige la reunión, haga que los integrantes se miren y se comuniquen entre sí en lugar de dirigirse solo a usted. Esto hará que las reuniones sean más eficaces y ayudará a que el equipo se entienda mejor.
Una última nota
Se llamen Scrum diario, reunión breve diaria, pase de lista matutino, reunión de la mañana, reunión de coordinación o reunión de pie, son reuniones necesarias. Al enterarse de lo que cada integrante logró ayer y espera lograr hoy, todo el equipo sabe con claridad y de manera coordinada cuánto se ha hecho y cuánto queda. Estas reuniones también ayudan a que todos cumplan sus compromisos. Cuando alguien se pone de pie y dice «Hoy haré esta tarea», sabe que al día siguiente tendrá que decir si la hizo o no.
