Si tuviera 5 minutos para explicar cómo facilita el trabajo un Scrum Master

El Scrum Master adopta enfoques muy diversos. Un buen Scrum Master los conoce y sabe cuándo y cómo aplicarlos según la situación y el contexto. Todo ello para ayudar a las personas a entender y aplicar mejor Scrum.

¿Qué es un facilitador?

«Alguien que ayuda a un grupo de personas a entender sus objetivos comunes y a planificar cómo alcanzarlos. Al hacerlo, el facilitador se mantiene “neutral”, es decir, no toma partido en la conversación».

Los elementos clave de esta definición y de otras disponibles son:

• Ayudar a los demás a alcanzar sus objetivos y facilitar que lo hagan.
• Mantenerse neutral respecto al contenido, sin tomar partido.
• Ayudar a cada persona a razonar y actuar lo mejor posible.
• Fomentar la colaboración y procurar que el trabajo conjunto dé mejores resultados.
• Ejercer una autoridad carismática.

El malentendido

A menudo, cuando pedimos que describan al Scrum Master como facilitador, la única respuesta es que facilita los eventos de Scrum. Desde luego, el Scrum Master es responsable del proceso de Scrum y debe ayudar al equipo a mejorarlo.

Los eventos son una parte importante del proceso de Scrum. Aunque el Scrum Master no está obligado a asistir personalmente a todos, debe asegurarse:

• De que el Sprint sirva como periodo de duración fija en el que se crea un incremento «terminado», utilizable y listo para publicar.
• De que el Daily Scrum sirva para revisar a diario el avance del equipo hacia el objetivo del sprint.
• De que el la planificación del sprint sirva para que el equipo debata, planifique y acuerde una previsión sobre los elementos de la lista de trabajo pendiente del sprint que considera capaz de completar en apoyo de los objetivos y la estrategia del Product Owner.
• De que el la revisión del sprint sirva para demostrar e inspeccionar el incremento desarrollado y adaptar la lista de trabajo pendiente del producto si hace falta.
• De que el la retrospectiva sirva para que el equipo examine y adapte sus prácticas y procesos y aborde los problemas que impiden su avance.

El mayor malentendido es creer que facilitar los eventos de Scrum es lo único que debe hacer el Scrum Master como facilitador. Un buen Scrum Master entiende que la facilitación puede tener un alcance mucho mayor…

El propósito de la facilitación en Scrum

Según la definición, un facilitador ayuda a un grupo de personas a entender y alcanzar sus objetivos fomentando la colaboración, mejorando el proceso y aprovechando el trabajo conjunto. En ese contexto, facilitar implica mucho más que dirigir los eventos de Scrum.

En su libro Scrum Mastery, Geoff Watts describe la facilitación como una habilidad y una conducta fundamentales del Scrum Master. «En todo momento, los Scrum Masters están al servicio de los objetivos del equipo, del Product Owner y de la organización. Si esos objetivos entran en conflicto, consideran las implicaciones a largo plazo y el mensaje que transmitiría cualquier concesión».

Un Scrum Master debe:

• Facilitar las relaciones y la colaboración dentro del equipo y con su entorno.
• Facilitar el proceso de Scrum y su mejora continua.
• Facilitar la integración del equipo Scrum en el conjunto de la organización.
• Facilitar los eventos de Scrum para que tengan un propósito claro y sean eficaces.
• Ayudar al equipo a alcanzar sus objetivos, incluidos los personales.

Lyssa Adkins ofrece una buena descripción en su libro Coaching Agile Teams:

«Un Scrum Master debe facilitar el trabajo creando un “contenedor” que el equipo llene con sus ideas e innovaciones. El contenedor, que a menudo consiste en una serie de preguntas para la reunión u otra estructura sencilla y flexible, da al equipo el marco justo para centrarse en su objetivo y fomenta una interacción más rica, donde se pueden escuchar ideas fantásticas. El coach crea el contenedor y el equipo crea el contenido».

Características de un buen facilitador

Así, el Scrum Master facilita el trabajo al preparar el entorno y definir límites claros dentro de los que el equipo puede colaborar para debatir sus ideas.

Otras características de un buen facilitador:

• Diseña y dirige reuniones con la responsabilidad de ayudar al equipo a alcanzar sus objetivos.
• Hace preguntas que aportan nuevas ideas y perspectivas.
• Escucha para comprender, en lugar de escuchar para actuar.
• Fortalece al equipo en conjunto, en vez de centrarse en individuos.
• Ayuda a que las cosas sucedan en lugar de imponerlas.
• Sabe facilitar con intervenciones mínimas.

Cómo es una buena facilitación de los eventos de Scrum

Cada evento de Scrum tiene un propósito concreto que responde a la pregunta «¿Por qué hacemos esta reunión?». Un buen facilitador debe asegurarse de que el objetivo esté claro, que haya una estructura sencilla y que el equipo consiga lo que se propone. Los objetivos de los eventos descritos antes siguen siendo pertinentes, y una buena facilitación permite al Scrum Master sacar más partido a cada uno.

Estas son las características de los eventos de Scrum bien facilitados:

• La Daily Scrum crea un ambiente en el que los compañeros se animan mutuamente a entregar con calidad, cumplir sus compromisos y abordar los obstáculos.
• La la planificación del sprint gira en torno a la colaboración entre el Product Owner y el equipo de desarrollo y se centra en aportar valor de negocio. Todos entienden el trabajo y se ponen de acuerdo para alcanzar el objetivo del sprint.
• La la revisión del sprint es un evento que transmite energía, en el que el equipo Scrum, los patrocinadores y las partes interesadas inspeccionan juntos el incremento del producto y la lista de trabajo pendiente. También revisan cómo han colaborado y cómo podrían hacerlo mejor. Actúan como un solo equipo con un propósito compartido, sin barreras entre «cliente» y «proveedor».
• La la retrospectiva se realiza en un entorno seguro en el que se aborda y debate el problema que todos evitan mencionar, para convertirlo en mejoras concretas que el equipo se compromete a aplicar en el próximo sprint.

Conclusión

En resumen, facilitar bien implica:

• Estar al servicio del equipo sin convertirse en su sirviente.
• Ayudar al equipo a tomar decisiones y llegar a acuerdos duraderos.
• Abordar actitudes difíciles, comportamientos perjudiciales y actitudes improductivas que impiden que las reuniones cumplan su objetivo.
• Observar con atención.
• Dar un paso atrás en cuanto pueda favorecer la autoorganización continua del equipo.
• Saber cuándo interrumpir al equipo.
• Ayudar a que las interacciones del equipo sean productivas.
• Plantear preguntas y retos.

Dominar estas habilidades requiere tiempo, práctica, reflexión y mejora continua. Si se tienen en cuenta los resultados que puede aportar una buena facilitación, el esfuerzo merece la pena.