«बैठक» सुनकर गंभीर चर्चा करने वाले लोगों का समूह याद आता है। कुछ ऊबे हुए, कुछ ख़ाली नज़र से समझने की कोशिश में और कुछ ज़ोर देकर अपनी बात साबित करते हुए। बदलते समय और तरीकों, समय-सीमा के दबाव, बढ़ती प्रतिस्पर्धा और आगे रहने की ज़रूरत से एक नया रूप आया: Scrum बैठकें, जिन्हें आम तौर पर Daily Scrum कहते हैं।
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अपनी Daily Scrum बैठकों से पूरा लाभ लेने के 10 सुझाव
Scrum बैठकें क्या हैं?
ये बैठकें छोटी और मुद्दे पर होती हैं। लोग खड़े रहते हैं, क्योंकि खड़े होने की असुविधा बैठक को बहुत लंबा नहीं होने देती। बैठक रोज़, आम तौर पर सुबह, या परियोजना टीम के पहले से तय छोटे अंतराल पर होती है। इसमें सिर्फ़ ये विषय आते हैं:
- कल क्या किया?
- आज क्या करना है?
- कोई बाधा है?
फिर भी अक्सर बैठकें लंबी होकर मुद्दे से भटक जाती हैं और अपना उद्देश्य खो देती हैं। सफल स्टैंड-अप के कुछ सुझाव:
1. नियम याद रखें: समय ही पैसा है …
हर सुबह तय समय पर शुरू करें, भले कुछ लोग न आए हों। समय पर आने वालों को प्रोत्साहन और देर वालों के लिए परिणाम रख सकते हैं। बैठक छोटी और मुद्दे पर रखें। Daily Scrum लगभग 15 मिनट का होना चाहिए।
2. बैठक का तरीका पहले तय करें:
स्टैंड-अप में क्रम और अनुशासन ज़रूरी हैं। केवल Scrum लीड और सीधे प्रोजेक्ट पर काम करने वाले सदस्य रिपोर्ट दें। एक समय में एक व्यक्ति बिना रुकावट बोले।
3. मुद्दे पर रहें:
बैठक के विषयों और प्राथमिकताओं की सूची पहले तैयार करें। केवल चल रहे काम या ऐसे काम लें जिनकी समय-सीमा पास हो। विषय सबके काम का हो, नहीं तो चर्चा भटकेगी।
4. थोड़े मज़े से दिलचस्पी बनाए रखें:
बैठक छोटी और सटीक रखने के लिए सभी को पूरे समय सक्रिय रहना चाहिए। शुरुआत नए मज़ाक, प्रेरक उद्धरण, कॉमिक या दिलचस्प तस्वीर से करें। अगला वक्ता लॉटरी से भी चुन सकते हैं। इससे सबको बराबर मौका और मज़ा मिलता है।
5. लैपटॉप या फ़ोन नहीं, कृपया। यह तकनीक-मुक्त बैठक है …
फ़ोन और लैपटॉप की आदत इतनी है कि संदेश, ईमेल, गेम या कोड देखते हुए बैठक पर ध्यान देना कठिन है। स्टैंड-अप में तकनीक अलग रखें। इससे साथियों का सम्मान होता है और ध्यान नहीं भटकता।
6. खड़े हो जाएँ, कृपया। यह स्टैंड-अप है …
Daily Scrum का नाम स्टैंड-अप यूँ ही नहीं पड़ा। आराम से बैठने पर पारंपरिक बैठकें लंबी, उबाऊ और विषय से बाहर हो जाती हैं। खड़े रहने से बैठक छोटी, मुद्दे पर और ऊर्जा भरी रहती है।
7. बैठक में न आएँ, यदि …
इससे पहले कि आप हैरान हों, कभी बड़ा बदलाव लाने के लिए साफ़ संकेत देना पड़ता है। बैठकें उपयोगी न रहें और सिर्फ़ स्थिति बताने की रस्म हों, तो अनुपस्थित रहकर दिखाएँ कि कुछ ठीक नहीं है। इससे संदेश जाता है कि आपका समय डेवलपमेंट और दूसरे उपयोगी कामों पर बेहतर लगेगा।
8. अनसुलझे विषयों की अलग सूची रखें
Daily Scrum में सभी जानें कि क्या हुआ, आगे क्या करना है और क्या बाधाएँ हैं। बाकी विषय बाद में लें। उन्हें अलग सूची में लिखें और बाद में सिर्फ़ सीधे जुड़े लोगों के साथ बैठक तय करें। लंबे समय वाले और कुछ लोगों से जुड़े मुद्दे नोटबुक या व्हाइटबोर्ड पर रख सकते हैं। सूची बैठक के बाहर भी उपलब्ध हो, ताकि सदस्य अपने मुद्दे जोड़ सकें। इस तरह वे Daily Scrum में मुद्दे पर ध्यान देंगे।
9. पहले से तैयारी करें
समय कम है, इसलिए हर सदस्य जानता हो कि क्या कहना है। केवल कल का काम, आज की योजना और लक्ष्य में आ रही बाधाएँ बताएँ। Scrum लीड पहले स्पष्ट करे कि वह क्या सुनना चाहता है। विषय से बाहर की बात तुरंत रोकें।
10. Scrum बैठकों से टीम भावना बढ़ाएँ
Scrum प्रोजेक्ट आउटसोर्स हैं, तो दूर के सदस्यों को रोज़ की बैठक में जोड़ें। वीडियो चैट या कॉन्फ़्रेंस कॉल करें। समय उनके लिए अनुचित न हो, जैसे रात 1 बजे। इससे दूर रहने वाले साथियों के साथ भी टीम की तरह काम होता है। Scrum लीड के रूप में सुनिश्चित करें कि सदस्य एक-दूसरे को देखकर आपस में बात करें और सिर्फ़ आप पर ध्यान न दें। इससे बैठक और आपसी समझ बेहतर होती है।
आखिरी बात!
इसे Daily Scrum, सुबह की बैठक, तालमेल बैठक या स्टैंड-अप कहें, इसकी आज ज़रूरत है। सबको पता हो कि हर सदस्य ने कल क्या किया और आज क्या करेगा, तो कितना काम हुआ और बाकी है, इसकी साझा समझ बनती है। इससे हर सदस्य की प्रतिबद्धता भी तय होती है। जब कोई कहता है, «मैं आज यह काम करूँगा», तो उसे पता है कि अगले दिन बताना है कि काम हुआ या नहीं।
