यदि Scrum Master की संचालक भूमिका समझाने के लिए मेरे पास 5 मिनट हों

Scrum Master की कई अलग भूमिकाएँ होती हैं। अच्छा Scrum Master उन्हें समझता है और स्थिति के अनुसार जानता है कि कब और कैसे इस्तेमाल करें। मकसद लोगों को Scrum बेहतर समझने और लागू करने में मदद करना है।

बैठक संचालक क्या करता है?

«वह समूह को उसके साझा लक्ष्य समझने और उन्हें पाने की योजना बनाने में मदद करता है। इस दौरान संचालक निष्पक्ष रहता है, यानी चर्चा में कोई पक्ष नहीं लेता।»

इस और दूसरी परिभाषाओं के मुख्य पहलू हैं:

• दूसरों को उनके लक्ष्य हासिल करने में मदद करना।
• विषय पर निष्पक्ष रहना और किसी का पक्ष न लेना।
• सभी को अपने सबसे अच्छे विचार और तरीके सामने लाने में मदद करना।
• सहयोग बढ़ाना, ताकि मिलकर बेहतर नतीजे आएँ।
• अपने व्यक्तित्व से नेतृत्व का असर दिखाना।

ग़लतफ़हमी

Scrum Master की संचालक भूमिका पूछने पर अक्सर एक ही जवाब मिलता है कि वह Scrum के कार्यक्रम चलाता है। Scrum Master प्रक्रिया का ज़िम्मेदार है और उसे बेहतर बनाने में टीम की मदद करता है।

Scrum के कार्यक्रम प्रक्रिया का अहम हिस्सा हैं। Scrum Master को सभी में खुद शामिल होना ज़रूरी नहीं है, लेकिन उसे यह सुनिश्चित करना चाहिए:

• कार्यक्रम: Sprint एक तय समय-सीमा में «पूरा», इस्तेमाल और रिलीज़ के लिए तैयार इन्क्रीमेंट बनता है।
• कार्यक्रम: Daily Scrum स्प्रिंट के लक्ष्य की ओर टीम की प्रगति रोज़ जाँची जाती है।
• कार्यक्रम: Sprint Planning टीम चर्चा और योजना बनाकर सहमति से अनुमान लगाती है कि प्रोडक्ट ओनर के लक्ष्यों और रणनीति के लिए कौन-से स्प्रिंट बैकलॉग आइटम पूरे कर सकती है।
• कार्यक्रम: Sprint Review विकसित इन्क्रीमेंट दिखाया और जाँचा जाता है और ज़रूरत पर प्रोडक्ट बैकलॉग बदला जाता है।
• कार्यक्रम: रेट्रोस्पेक्टिव टीम अपने तरीकों और प्रक्रियाओं की समीक्षा करके उन्हें बदलती है, ताकि मुख्य प्रक्रियाएँ सुधरें और प्रगति रोकने वाली समस्याएँ हटें।

सबसे बड़ी ग़लतफ़हमी है कि Scrum Master का एकमात्र काम Scrum कार्यक्रमों का संचालन है। अच्छा Scrum Master समझता है कि संचालन का असर इससे कहीं ज़्यादा हो सकता है …

Scrum में संचालन का असल मतलब

संचालक समूह को सहयोग बढ़ाकर, प्रक्रिया सुधारकर और टीम को मिलकर बेहतर काम करने देकर उसके लक्ष्य समझने और पाने में मदद करता है। इस अर्थ में संचालन Scrum कार्यक्रम चलाने से बहुत आगे जाता है।

Geoff Watts अपनी किताब «Scrum Mastery» में संचालन को Scrum Master का बुनियादी कौशल और काम करने का तरीका बताते हैं। «Scrum Master हर समय टीम, प्रोडक्ट ओनर और संगठन के लक्ष्यों के लिए काम करते हैं। उन लक्ष्यों में टकराव हो तो वे लंबे समय के असर और किसी समझौते से जाने वाले संदेश पर सोचते हैं।»

Scrum Master को चाहिए कि वह:

• टीम और उसके परिवेश में संबंध और सहयोग बढ़ाए।
• Scrum प्रक्रिया और उसके निरंतर सुधार में मदद करे।
• Scrum टीम को पूरे संगठन से जोड़ने में मदद करे।
• Scrum कार्यक्रमों को उद्देश्यपूर्ण और प्रभावी बनाए।
• टीम को उसके व्यक्तिगत लक्ष्यों समेत सभी लक्ष्य हासिल करने में मदद करे।

Lyssa Adkins अपनी किताब «Coaching Agile Teams» में अच्छा वर्णन देती हैं:

«Scrum Master टीम के लिए ऐसा ढाँचा बनाए जिसमें टीम अपने विचार और नवाचार रख सके। यह ढाँचा अक्सर कुछ मार्गदर्शक सवाल या कोई सरल और लचीली संरचना है। इससे टीम उद्देश्य पर बनी रहती है और ऐसा बेहतर संवाद संभव होता है जहाँ शानदार विचार सुने जाते हैं। कोच ढाँचा बनाता है, टीम उसमें सामग्री रखती है।»

अच्छे संचालक की खासियतें

Scrum Master माहौल तैयार करे और साफ़ सीमाएँ दे, जिनके भीतर टीम मिलकर विचारों पर चर्चा कर सके।

अच्छे संचालक की अन्य विशेषताएँ:

• टीम के लक्ष्य पूरे करने में मदद की ज़िम्मेदारी के साथ बैठक डिज़ाइन और संचालित करता है।
• नए नज़रिए और समझ के लिए असरदार सवाल पूछता है।
• कार्रवाई करने के लिए नहीं, समझने के लिए सुनता है।
• केवल व्यक्तियों की जगह पूरी टीम को मज़बूत बनाता है।
• काम होने में मदद करता है, उसे थोपता नहीं है।
• कम से कम हस्तक्षेप से संचालन करना जानता है।

Scrum कार्यक्रमों का अच्छा संचालन कैसा दिखता है

हर Scrum कार्यक्रम का खास उद्देश्य है, जो बताता है कि हम यह बैठक क्यों करते हैं। अच्छा संचालक लक्ष्य स्पष्ट करता है, हल्का ढाँचा देता है और टीम को उद्देश्य पूरा करने देता है। ऊपर बताए उद्देश्य लागू रहते हैं, लेकिन अच्छे संचालन से हर कार्यक्रम का लाभ बढ़ता है।

अच्छे संचालन वाले Scrum कार्यक्रमों की विशेषताएँ:

• कार्यक्रम: Daily Scrum टीम के सदस्य एक-दूसरे को डिलीवरी की गुणवत्ता, प्रतिबद्धता और बाधाएँ हटाने की ओर प्रेरित करते हैं।
• कार्यक्रम: Sprint Planning प्रोडक्ट ओनर और डेवलपमेंट टीम साथ काम करते हैं और व्यावसायिक मूल्य पर ध्यान देते हैं। सभी काम समझते हैं और साथ स्प्रिंट लक्ष्य पूरा करने पर सहमत होते हैं।
• कार्यक्रम: Sprint Review Scrum टीम, प्रायोजक और हितधारक नई ऊर्जा के साथ उत्पाद इन्क्रीमेंट और बैकलॉग देखते हैं। वे अपने सहयोग और उसे सुधारने पर भी सोचते हैं। वे एक ही उद्देश्य वाली एक टीम की तरह काम करते हैं, «ग्राहक» और «आपूर्तिकर्ता» के बीच की बाधाओं के बिना।
• कार्यक्रम: रेट्रोस्पेक्टिव टीम सुरक्षित माहौल में अनकही बड़ी समस्या पर खुलकर बात करती है और ऐसे ठोस सुधार तय करती है जिन्हें अगले स्प्रिंट में लागू करने पर सभी सहमत हैं।

निष्कर्ष

संक्षेप में अच्छे संचालन का मतलब है:

• टीम की मदद करना, उसका सेवक बनना नहीं।
• टीम को फ़ैसले और टिकने वाली सहमति बनाने में मदद देना।
• ऐसे कठिन रवैये और व्यवहार पर बात करना जो बैठक का उद्देश्य पूरा होने से रोकते हैं।
• ध्यान से देखना।
• जब टीम को खुद व्यवस्थित होने में मदद हो जाए, तो पीछे हटना।
• जानना कि टीम को कब बीच में रोकें।
• टीम में अच्छे संवाद में मदद करना।
• सवाल पूछना और चुनौती देना।

अच्छे संचालन का कौशल सीखने में समय, अभ्यास और लगातार आत्मचिंतन व सुधार लगते हैं। लेकिन उसके संभावित नतीजों को देखते हुए मेहनत वाजिब है!