Le mot « réunion » évoque un groupe de personnes assises pour parler de sujets sérieux. Certaines s’ennuient et se désintéressent de la discussion, d’autres regardent dans le vide en essayant de suivre, d’autres encore défendent vivement leur point de vue. Avec l’évolution des méthodes, la pression des délais, la concurrence croissante et la nécessité de garder une longueur d’avance, un nouveau type de réunion est apparu : la réunion Scrum, plus souvent appelée réunion Scrum quotidienne.
Analyses de l’International DevOps Certification Academy™
Dix conseils pour tirer le meilleur parti de vos réunions Scrum quotidiennes
Que sont les réunions Scrum ?
Ces réunions sont courtes et ciblées. Les participants restent debout, l’inconfort aidant à éviter que la réunion s’éternise. Elles se tiennent chaque jour, généralement le matin, ou à de courts intervalles décidés à l’avance par les membres de l’équipe du projet. Les seuls sujets abordés sont :
- Qu’a-t-on fait hier ?
- Que faut-il faire aujourd’hui ?
- Y a-t-il des obstacles ?
Trop souvent, ces réunions s’éternisent et perdent leur objectif, ce qui va à l’encontre de leur raison d’être. Voici quelques conseils pour réussir vos réunions debout :
1. Respectez la règle : le temps, c’est de l’argent…
Les réunions doivent commencer à heure fixe chaque matin, même si certains membres ne sont pas encore arrivés. Vous pouvez récompenser les personnes ponctuelles et appliquer des sanctions aux retardataires. Gardez aussi des réunions courtes et ciblées. Une réunion Scrum quotidienne devrait durer environ 15 minutes.
2. Fixez les règles de la réunion à l’avance :
L’ordre et la discipline sont essentiels à la réunion debout. Seuls le responsable Scrum et les membres de l’équipe qui travaillent directement sur le projet devraient y faire un point. Une seule personne à la fois doit pouvoir s’exprimer sans interruption.
3. Restez concentrés sur l’objectif :
Préparez une liste des sujets et des priorités à aborder. Traitez uniquement les éléments en cours ou dont l’échéance approche. Choisissez aussi des sujets qui concernent tout le monde pour éviter les digressions.
4. Entretenez l’intérêt avec une touche ludique :
Pour qu’une réunion reste courte et ciblée, tous les membres doivent y participer activement du début à la fin. Pour éveiller l’intérêt, commencez par une nouvelle plaisanterie, une citation motivante, une bande dessinée ou une image intéressante. Vous pouvez aussi tirer au sort l’ordre de parole pour donner à chacun une chance égale de s’exprimer et garder un côté ludique.
5. Ordinateurs et téléphones de côté : place aux échanges…
Nous sommes tellement habitués à nos téléphones et ordinateurs qu’il devient difficile de se concentrer si l’on consulte constamment ses messages, répond à ses e-mails, joue ou relit son code. Pour éviter cela, mettez les appareils de côté pendant la réunion debout. Vous respectez ainsi les autres membres de l’équipe et évitez les distractions.
6. Restez debout, c’est une réunion debout…
Les réunions Scrum quotidiennes ne sont pas appelées réunions debout par hasard. Les réunions classiques ont tendance à s’éterniser, à devenir ennuyeuses et à s’éloigner du sujet quand les participants sont confortablement assis. Rester debout permet de garder les réunions courtes, ciblées et dynamiques.
7. N’assistez pas à la réunion si…
Une réaction marquée peut parfois déclencher un changement important. Si les réunions cessent d’être productives et se réduisent à des points de suivi routiniers, vous pouvez marquer votre désaccord et faire comprendre qu’il y a un problème en n’y assistant pas. Votre absence indique que votre temps serait mieux employé à des tâches de développement ou à d’autres activités plus productives.
8. Tenez une liste des sujets à traiter plus tard
La réunion Scrum quotidienne sert à informer l’équipe de ce qui est en cours, de ce qui reste à faire et des obstacles qui empêchent d’avancer. Traitez le reste plus tard. Créez une liste des questions en suspens et notez les sujets à reprendre. Après la réunion, planifiez une discussion avec les seules personnes directement concernées. Vous pouvez utiliser un cahier ou un tableau blanc pour recenser les sujets qui relèvent d’un sous-groupe et nécessitent une discussion plus longue. Cette liste doit aussi être accessible en dehors de la réunion quotidienne pour que les membres puissent y noter leurs sujets. Ils pourront alors rester concentrés pendant la réunion.
9. Préparez-vous à l’avance
Le temps étant limité, les membres de l’équipe doivent savoir exactement ce qu’ils vont dire. Ils devraient se limiter à ce qu’ils ont fait la veille, à ce qu’ils prévoient de faire aujourd’hui et aux obstacles qui les empêchent d’atteindre leurs objectifs. Le responsable Scrum doit indiquer clairement ce qu’il attend de chacun pendant la réunion et interrompre immédiatement toute digression.
10. Renforcez l’esprit d’équipe grâce aux réunions Scrum
Si vous avez externalisé des projets Scrum, faites participer les membres à distance aux réunions quotidiennes, par exemple en visioconférence ou par téléphone. Choisissez une heure raisonnable pour eux, en évitant par exemple une heure du matin dans leur fuseau horaire. Vous travaillez ainsi en équipe avec vos collègues à l’étranger. En tant que responsable Scrum, veillez aussi à ce que les membres se regardent et se parlent entre eux plutôt que de ne s’adresser qu’à vous. Les réunions seront plus efficaces et l’équipe se comprendra mieux.
Pour finir !
Qu’on les appelle Scrum quotidien, point quotidien, appel du matin, réunion matinale, réunion de coordination ou réunion debout, ces rencontres répondent à un besoin immédiat. En entendant ce que chaque membre a accompli la veille et compte faire aujourd’hui, l’équipe partage une vision claire du travail effectué et de celui qui reste. Ces réunions permettent aussi à chacun de prendre ses engagements. Quand une personne dit « Je ferai cette tâche aujourd’hui », elle sait qu’elle devra dire le lendemain si elle l’a terminée.
