Si j’avais cinq minutes pour expliquer le rôle de facilitateur du Scrum Master

Le Scrum Master adopte plusieurs postures. Un bon Scrum Master les connaît et sait quand et comment les adopter, selon la situation et le contexte. Toutes visent à aider les personnes à mieux comprendre et appliquer le cadre Scrum.

Qu’est-ce qu’un facilitateur ?

« Une personne qui aide un groupe à comprendre ses objectifs communs et à planifier la façon de les atteindre. Ce faisant, le facilitateur reste “neutre”, c’est-à-dire qu’il ne prend pas position dans la discussion. »

Les éléments clés de cette définition et d’autres définitions sont les suivants :

• Aider les autres à atteindre leurs objectifs et leur en donner les moyens.
• Rester neutre sur le fond et ne pas prendre parti.
• Aider chacun à réfléchir et à agir au mieux.
• Encourager la collaboration et chercher à renforcer les synergies.
• Exercer une autorité charismatique.

Le malentendu

Quand nous demandons de décrire le Scrum Master comme facilitateur, la seule réponse que nous obtenons souvent est qu’il anime les événements Scrum. Le Scrum Master est bien responsable du processus Scrum et doit aider l’équipe à l’optimiser.

Les événements occupent une place importante dans Scrum. Même si le Scrum Master n’est pas tenu d’assister personnellement à chacun, il doit s’assurer :

• Que le Sprint sert de période de durée fixe pendant laquelle un incrément « terminé », utilisable et livrable est créé.
• Que le Scrum quotidien sert à examiner chaque jour la progression de l’équipe vers l’objectif de sprint.
• Que le Planification du sprint permet à l’équipe de discuter, de planifier et de convenir d’une prévision pour les éléments du backlog de sprint qu’elle pense pouvoir réaliser pour soutenir les objectifs et la stratégie du Product Owner.
• Que le Revue de sprint sert à présenter et à examiner l’incrément réalisé, et à adapter le backlog produit si nécessaire.
• Que le Rétrospective de sprint permet à l’équipe d’examiner et d’adapter ses pratiques et processus, d’améliorer les processus clés et de traiter les problèmes généraux qui freinent sa progression.

Le principal malentendu consiste à croire que le Scrum Master ne facilite que les événements Scrum. Un bon Scrum Master sait que la facilitation peut avoir des effets bien plus larges…

Le véritable rôle de la facilitation dans Scrum

Comme l’indique sa définition, le facilitateur aide un groupe à comprendre et à atteindre ses objectifs en encourageant la collaboration, en améliorant le processus et en renforçant la cohésion. Dans ce contexte, la facilitation va bien au-delà de l’animation des événements Scrum.

Dans son livre « Scrum Mastery », Geoff Watts présente la facilitation comme une compétence et une attitude fondamentales du Scrum Master. « Les Scrum Masters servent en permanence les objectifs de l’équipe, du Product Owner et de l’organisation. Si ces objectifs entrent en conflit, ils réfléchissent aux conséquences à long terme et aux messages que chaque compromis pourrait envoyer. »

Un Scrum Master devrait :

• Faciliter les relations et la collaboration dans l’équipe et avec son environnement.
• Faciliter le processus Scrum et son amélioration continue.
• Faciliter l’intégration de l’équipe Scrum dans l’ensemble de l’organisation.
• Faciliter les événements Scrum pour qu’ils soient utiles et efficaces.
• Aider les membres de l’équipe à atteindre leurs objectifs, y compris personnels.

Lyssa Adkins en donne une bonne description dans son livre « Coaching Agile Teams » :

« Un Scrum Master devrait faciliter en créant un “contenant” que l’équipe remplit de ses idées et de ses innovations. Souvent composé de questions à l’ordre du jour ou d’une autre structure légère et souple, ce contenant donne juste assez de cadre à l’équipe pour garder son objectif en vue. Il crée un environnement propice aux échanges et permet aux meilleures idées d’être entendues. Le coach crée le contenant et l’équipe crée le contenu. »

Les qualités d’un bon facilitateur

Le Scrum Master devrait donc poser le cadre et fixer des limites claires dans lesquelles l’équipe pourra collaborer et discuter de ses idées.

Un bon facilitateur possède également les qualités suivantes :

• Il conçoit et anime les réunions pour aider l’équipe à atteindre ses objectifs.
• Il pose des questions qui suscitent de nouvelles idées et perspectives.
• Il écoute pour comprendre, au-delà de la seule envie d’agir.
• Il renforce l’équipe dans son ensemble, au-delà des compétences individuelles.
• Il aide les choses à se produire, en laissant l’équipe les faire.
• Il sait faciliter avec légèreté.

À quoi ressemble une bonne facilitation des événements Scrum ?

Chaque événement Scrum a un objectif précis qui répond à la question « Au fond, pourquoi tenons-nous cette réunion ? » Un bon facilitateur s’assure que l’objectif est clair, propose une structure légère et aide l’équipe à atteindre le but de l’événement. Les objectifs des événements Scrum décrits plus haut restent valables, mais une bonne facilitation permet au Scrum Master de tirer davantage de valeur de chaque événement.

Voici les caractéristiques d’événements Scrum bien facilités :

• L’événement Scrum quotidien crée une atmosphère dans laquelle les membres s’encouragent mutuellement à livrer un travail de qualité, à tenir leurs engagements et à traiter les obstacles.
• L’événement Planification du sprint repose sur la collaboration entre le Product Owner et l’équipe de développement et se concentre sur la création de valeur métier. Tous les membres comprennent le travail et s’engagent ensemble à atteindre l’objectif de sprint.
• L’événement Revue de sprint est un événement dynamique où l’équipe Scrum, les sponsors et les parties prenantes examinent ensemble l’incrément de produit et le backlog. Ils reviennent aussi sur leur collaboration et sur les façons de l’améliorer. Ils forment une seule équipe, avec un objectif commun, sans barrières entre « client » et « fournisseur ».
• L’événement Rétrospective de sprint se déroule dans un cadre sûr. On y aborde « l’éléphant dans la pièce », on en discute et on en tire des améliorations concrètes que les membres de l’équipe s’engagent à mettre en œuvre au sprint suivant.

Conclusion

En résumé, bien faciliter consiste à :

• Se mettre au service de l’équipe sans devenir son serviteur.
• Aider l’équipe à prendre des décisions et à trouver un consensus durable.
• Traiter les attitudes difficiles, les comportements dysfonctionnels et les attitudes improductives qui empêchent les réunions d’atteindre leurs objectifs.
• Observer attentivement.
• Prendre du recul dès que possible pour favoriser l’auto-organisation continue de l’équipe.
• Savoir quand interrompre l’équipe.
• Aider l’équipe à avoir des échanges de qualité.
• Poser des questions et soulever des difficultés.

La maîtrise de la facilitation demande du temps, de la pratique et un travail continu de réflexion et d’amélioration. Au regard des résultats possibles, l’effort en vaut la peine !