Kata “rapat” mengingatkan kita pada sekelompok orang yang duduk membahas hal serius. Sebagian tampak bosan dan tidak tertarik, sebagian menatap kosong sambil berusaha memahami pembahasan, dan sebagian lain berkeras membuktikan pendapat mereka. Dengan berubahnya zaman dan metodologi, tenggat yang ketat, waktu terbatas, persaingan yang meningkat, dan kebutuhan untuk selangkah lebih maju, muncul jenis rapat baru: “Rapat Scrum”, yang lebih dikenal sebagai “Rapat Daily Scrum”.
Wawasan dari International DevOps Certification Academy™
10 Kiat Memaksimalkan Rapat Daily Scrum
Apa Itu Rapat Scrum?
Rapat ini singkat dan langsung pada pokok bahasan. Anggota berdiri karena rasa tidak nyaman membantu rapat tetap singkat. Rapat dilakukan setiap hari, biasanya pagi, atau dalam selang waktu pendek yang ditetapkan oleh tim proyek. Pembahasannya terbatas pada:
- Apa yang dikerjakan kemarin?
- Apa yang akan dikerjakan hari ini?
- Apakah ada hambatan?
Namun, rapat ini sering terlalu lama dan kehilangan fokus sehingga tujuannya tidak tercapai. Berikut kiat agar rapat berdiri berhasil:
1. Ingat aturannya, waktu adalah uang…
Rapat harus dimulai pada waktu yang sama setiap pagi, meskipun beberapa anggota belum tiba. Anda bisa memberi penghargaan kepada yang tepat waktu dan sanksi kepada yang terlambat. Buat rapat singkat dan langsung pada pokok bahasan. Rapat Daily Scrum sebaiknya berlangsung sekitar 15 menit.
2. Tetapkan aturan rapat sebelumnya
Ketertiban dan disiplin penting dalam rapat berdiri. Hanya pemimpin rapat dan anggota yang terlibat langsung dalam proyek yang boleh melaporkan pekerjaan. Satu orang berbicara pada satu waktu tanpa disela.
3. Jaga fokus
Siapkan daftar topik dan prioritas untuk dibahas. Bahas hanya hal yang sedang dikerjakan atau mendekati tenggat. Topik harus relevan bagi semua anggota agar pembicaraan tidak menyimpang.
4. Buat rapat menarik dengan suasana yang menyenangkan
Agar rapat singkat dan efektif, semua anggota harus terlibat aktif dari awal hingga akhir. Untuk menarik perhatian, mulailah dengan lelucon, kutipan motivasi, komik, atau gambar menarik. Anda juga dapat mengundi giliran bicara agar semua mendapat kesempatan yang sama dan suasana tetap menyenangkan.
5. Tanpa laptop atau ponsel, ini ruang bebas perangkat…
Kita begitu terbiasa dengan ponsel atau laptop sehingga sulit fokus jika terus membaca pesan, menjawab email, bermain gim, atau melihat kode. Jauhkan perangkat dari rapat berdiri untuk menghormati rekan dan menghindari gangguan.
6. Silakan berdiri, ini rapat berdiri…
Ada alasan Daily Scrum disebut rapat berdiri. Saat orang duduk nyaman, rapat biasa cenderung memanjang, membosankan, dan keluar dari topik. Berdiri membantu menjaga rapat singkat, terarah, dan bersemangat.
7. Jangan hadiri rapat jika…
Mungkin Anda bertanya apa maksud saya. Kadang tindakan tegas membantu membawa perubahan besar. Jika rapat tidak lagi produktif dan hanya menjadi laporan status rutin, Anda dapat menyatakan keberatan dengan tidak hadir. Ini menunjukkan waktu Anda lebih baik digunakan untuk pengembangan dan tugas yang lebih produktif.
8. Gunakan daftar topik tertunda untuk masalah yang belum terselesaikan
Tujuan Daily Scrum adalah agar tim mengetahui apa yang dikerjakan, apa yang perlu dikerjakan, dan apa hambatannya. Bahas hal lain nanti. Buat daftar topik tertunda dan catat masalah untuk dibahas setelah rapat. Jadwalkan pertemuan lanjutan hanya dengan anggota yang terkait langsung. Gunakan buku atau papan tulis untuk mencatat topik bagi kelompok tertentu yang membutuhkan diskusi lebih panjang. Daftar ini harus bisa diakses di luar rapat agar anggota dapat menambahkan masalah. Dengan demikian, mereka bisa fokus pada topik Daily Scrum.
9. Bersiaplah sebelum rapat
Waktu singkat, jadi anggota perlu tahu apa yang akan disampaikan. Batasi pada pekerjaan kemarin, rencana hari ini, dan kesulitan mencapai tujuan. Pemimpin rapat harus menjelaskan apa yang diharapkan dan segera menghentikan pembicaraan di luar topik.
10. Gunakan rapat Scrum untuk menumbuhkan semangat tim
Jika proyek Scrum dialihdayakan, libatkan anggota jarak jauh dalam rapat harian. Gunakan panggilan video atau konferensi telepon. Hindari waktu yang tidak wajar bagi mereka, misalnya pukul 1:00 dini hari. Ini membantu Anda bekerja sebagai satu tim dengan rekan di luar negeri. Sebagai pemimpin, pastikan anggota saling menatap dan berkomunikasi, bukan hanya berbicara kepada Anda. Rapat menjadi lebih efektif dan tim saling memahami dengan lebih baik.
Catatan terakhir!
Apa pun namanya, Daily Scrum, rapat singkat harian, apel pagi, rapat pagi, rapat koordinasi, atau rapat berdiri, pertemuan ini dibutuhkan. Dengan mengetahui apa yang diselesaikan setiap anggota kemarin dan rencananya hari ini, tim memahami dengan jelas dan selaras berapa banyak pekerjaan yang selesai dan tersisa. Rapat ini juga membantu menjaga komitmen. Ketika seseorang berdiri dan berkata, “Saya akan mengerjakan tugas ini hari ini,” ia tahu besok perlu melaporkan apakah tugasnya selesai.
