Jika Saya Punya 5 Menit untuk Menjelaskan Scrum Master sebagai Fasilitator

Scrum Master menggunakan berbagai pendekatan. Scrum Master yang baik memahami kapan dan bagaimana menerapkannya, sesuai situasi dan konteks. Tujuannya membantu orang memahami dan menerapkan Scrum dengan lebih baik.

Apa Itu Fasilitator?

“Seseorang yang membantu sekelompok orang memahami tujuan bersama dan merencanakan cara mencapainya. Dalam proses ini, fasilitator tetap ‘netral’, yaitu tidak mengambil posisi tertentu dalam pembahasan.”

Unsur utama definisi ini dan definisi lain adalah:

• Membantu dan memampukan orang lain mencapai tujuan.
• Tetap netral terhadap isi pembahasan dan tidak berpihak.
• Membantu semua orang berpikir dan bekerja sebaik mungkin.
• Mendorong kolaborasi agar kerja bersama menghasilkan manfaat lebih besar.
• Menunjukkan wibawa yang karismatik.

Kesalahpahaman

Saat diminta menjelaskan Scrum Master sebagai fasilitator, orang sering hanya menjawab bahwa Scrum Master memfasilitasi acara Scrum. Scrum Master memang bertanggung jawab atas proses Scrum dan sebaiknya membantu tim menyempurnakannya.

Acara merupakan bagian penting dari proses Scrum. Walaupun Scrum Master tidak harus menghadiri semuanya, ia harus memastikan:

• Bahwa Sprint digunakan sebagai periode berdurasi tetap untuk menghasilkan inkremen yang “selesai”, dapat digunakan, dan siap dirilis.
• Bahwa Daily Scrum digunakan untuk memeriksa kemajuan tim menuju tujuan sprint setiap hari.
• Bahwa Sprint Planning digunakan untuk membahas, merencanakan, dan menyepakati perkiraan pekerjaan dalam Sprint Backlog yang diyakini bisa diselesaikan untuk mendukung tujuan dan strategi Product Owner.
• Bahwa Sprint Review digunakan untuk mendemonstrasikan dan memeriksa inkremen yang telah dibuat, serta menyesuaikan Product Backlog jika perlu.
• Bahwa Retrospektif digunakan untuk meninjau dan menyesuaikan praktik serta proses tim, memperbaiki proses utama, dan mengatasi masalah yang menghambat kemajuan.

Kesalahpahaman terbesar adalah menganggap memfasilitasi acara Scrum sebagai satu-satunya tugas Scrum Master sebagai fasilitator. Scrum Master yang baik memahami bahwa fasilitasi dapat jauh lebih bermanfaat…

Tujuan Fasilitasi dalam Kerangka Scrum

Sesuai definisi, fasilitator membantu orang memahami dan mencapai tujuan dengan mendorong kolaborasi, memperbaiki proses, dan meningkatkan hasil kerja sama. Jadi, fasilitasi mencakup lebih dari memandu acara Scrum.

Dalam Scrum Mastery, Geoff Watts menjelaskan fasilitasi sebagai keterampilan dan perilaku yang mendasari peran Scrum Master. “Scrum Master selalu mendukung tujuan tim, Product Owner, dan organisasi. Jika tujuan itu bertentangan, mereka mempertimbangkan dampak jangka panjang dan pesan yang disampaikan oleh kompromi apa pun.”

Scrum Master sebaiknya:

• Memfasilitasi hubungan dan kolaborasi dalam tim serta dengan lingkungan tim.
• Memfasilitasi proses Scrum dan perbaikan proses secara berkelanjutan.
• Memfasilitasi integrasi tim Scrum dengan seluruh organisasi.
• Memfasilitasi acara Scrum agar terarah dan efektif.
• Membantu tim mencapai tujuannya, termasuk tujuan pribadi.

Lyssa Adkins memberi penjelasan dalam bukunya Coaching Agile Teams:

“Scrum Master sebaiknya memfasilitasi dengan membuat ‘wadah’ yang diisi tim dengan gagasan dan inovasi. Wadah ini biasanya berupa serangkaian pertanyaan untuk agenda atau struktur sederhana dan fleksibel lain yang cukup untuk menjaga fokus tim. Struktur ini mendorong interaksi yang lebih kaya dan memberi ruang bagi gagasan luar biasa. Coach membuat wadahnya, dan tim mengisinya.”

Ciri Fasilitator yang Baik

Scrum Master memfasilitasi dengan menyiapkan suasana dan memberi batasan yang jelas agar tim dapat bekerja sama membahas gagasannya.

Ciri lain fasilitator yang baik adalah:

• Merancang dan memimpin rapat dengan tanggung jawab membantu tim mencapai sasaran dan tujuannya.
• Mengajukan pertanyaan yang memberi wawasan dan sudut pandang baru.
• Mendengarkan untuk memahami, bukan langsung bertindak.
• Membangun tim yang kuat, bukan hanya individu yang kuat.
• Membantu sesuatu terjadi, bukan memaksanya terjadi.
• Mengetahui cara memfasilitasi dengan intervensi minimal.

Seperti Apa Fasilitasi Acara Scrum yang Baik?

Setiap acara Scrum memiliki tujuan yang menjawab pertanyaan, “Mengapa kita mengadakan rapat ini?” Fasilitator yang baik memastikan tujuan setiap acara jelas, strukturnya sederhana, dan tim mencapai tujuan. Tujuan acara yang telah dijelaskan tetap berlaku. Dengan fasilitasi yang baik, Scrum Master membantu tim mendapatkan lebih banyak manfaat dari setiap acara.

Ciri acara Scrum yang difasilitasi dengan baik:

• Acara Daily Scrum menciptakan suasana yang membuat anggota saling mendorong untuk menjaga mutu pengiriman, memenuhi komitmen, dan menangani hambatan.
• Acara Sprint Planning berfokus pada kolaborasi antara Product Owner dan tim pengembangan serta pengiriman nilai bisnis. Semua anggota memahami pekerjaan dan sepakat untuk mencapai tujuan sprint.
• Acara Sprint Review adalah acara yang membangkitkan semangat. Tim Scrum, sponsor, dan pemangku kepentingan bersama-sama memeriksa inkremen produk dan backlog serta meninjau cara mereka berkolaborasi dan meningkatkannya. Mereka bekerja sebagai satu tim dengan tujuan yang sama, tanpa batas antara “klien” dan “pemasok”.
• Acara Retrospektif berlangsung dalam suasana aman agar masalah yang selama ini dihindari dapat dibahas dan diubah menjadi langkah perbaikan yang disepakati untuk sprint berikutnya.

Kesimpulan

Singkatnya, fasilitasi yang baik berarti:

• Melayani tim tanpa menjadi pelayannya.
• Membantu tim mengambil keputusan dan mencapai kesepakatan yang bertahan.
• Menangani sikap sulit serta perilaku disfungsional atau tidak produktif yang menghalangi pencapaian tujuan rapat.
• Mengamati dengan cermat.
• Mundur ketika Anda sudah dapat mendukung tim untuk terus mengatur dirinya sendiri.
• Mengetahui kapan perlu menyela tim.
• Membantu tim berinteraksi secara bermutu.
• Mengajukan pertanyaan dan tantangan.

Menguasai keterampilan ini membutuhkan waktu, latihan, refleksi, dan perbaikan berkelanjutan. Hasil yang bisa diperoleh dari fasilitasi yang baik sepadan dengan usaha tersebut.