10 dicas para aproveitar melhor suas reuniões diárias de Scrum

A palavra “reunião” faz pensar em um grupo de pessoas sentado para discutir questões sérias. Algumas parecem entediadas e desinteressadas. Outras olham para o vazio, tentando entender o que está sendo discutido. Outras ainda defendem seu ponto de vista de forma agressiva. Com as mudanças nos métodos de trabalho, a pressão dos prazos, as restrições de tempo, a concorrência crescente e a necessidade de se antecipar, surgiu um novo formato: as reuniões de Scrum, mais conhecidas como reuniões diárias de Scrum.

O que são as reuniões de Scrum?

Essas reuniões são curtas e objetivas. Os integrantes ficam de pé, pois o desconforto ajuda a evitar que a reunião se prolongue. Elas acontecem diariamente, geralmente pela manhã, ou em intervalos curtos definidos com antecedência por quem trabalha no projeto. As reuniões tratam apenas destes assuntos:

• O que foi feito ontem?
• O que deve ser feito hoje?
• Há algum impedimento?

Com frequência, porém, essas reuniões se prolongam e perdem o foco, prejudicando seu próprio propósito. Veja algumas dicas para conduzir uma boa reunião em pé:

1. Siga a regra: tempo é dinheiro…

As reuniões devem começar em um horário fixo todas as manhãs, mesmo que alguns integrantes ainda não tenham chegado. Você pode oferecer incentivos a quem chega na hora e aplicar penalidades a quem se atrasa. Mantenha as reuniões curtas e objetivas. Uma reunião diária de Scrum deve durar cerca de 15 minutos.

2. Defina previamente as regras da reunião

Ordem e disciplina são essenciais em uma reunião em pé. Apenas quem lidera o Scrum e os integrantes que trabalham diretamente no projeto devem se manifestar na reunião diária. Uma pessoa fala por vez, sem interrupção.

3. Mantenha o foco

Prepare uma lista dos assuntos e prioridades a discutir na reunião. Trate apenas dos itens em andamento ou com prazo próximo. Os assuntos também devem interessar a todos para evitar que a conversa se desvie.

4. Mantenha o interesse tornando a reunião mais divertida

Como a reunião deve ser curta e objetiva, é essencial que todos participem ativamente do início ao fim. Para despertar o interesse, você pode começar com uma piada nova, uma frase motivadora, uma tirinha ou uma imagem interessante. Também pode fazer um sorteio para decidir quem fala em seguida, dando a todos a mesma chance e mantendo a reunião divertida.

5. Deixe notebooks e celulares de lado

Estamos tão acostumados a usar celulares e notebooks que fica difícil manter o foco se os participantes ficam consultando mensagens, respondendo e-mails, jogando ou revisando código. Para evitar isso, deixe a tecnologia de fora das reuniões em pé. Assim, os participantes respeitam os colegas e evitam distrações.

6. Fique de pé durante a reunião

Há um motivo para a reunião diária de Scrum ser conhecida como reunião em pé. Reuniões convencionais tendem a se prolongar, ficar monótonas e fugir do assunto quando os participantes estão sentados confortavelmente. Ficar de pé ajuda a manter a reunião curta, objetiva e dinâmica.

7. Deixe de participar da reunião se…

Às vezes, uma atitude mais incisiva ajuda a promover mudanças importantes. Se as reuniões deixarem de ser produtivas e virarem apenas uma atualização de status, você pode deixar de participar para mostrar que algo está errado. Sua ausência sinaliza que seu tempo é mais bem aproveitado em atividades produtivas de desenvolvimento e em outras tarefas.

8. Mantenha uma lista de assuntos pendentes

A ideia da reunião diária é que a equipe saiba o que está sendo feito, o que precisa ser feito e quais são os impedimentos. Outros assuntos devem ficar para depois. Crie uma lista de pendências para os temas que precisam de discussão posterior. Quando a reunião terminar, marque outra apenas com as pessoas diretamente envolvidas no assunto. Use um caderno ou quadro para registrar temas que cabem a um grupo específico e exigem uma discussão mais longa. Mantenha a lista acessível fora da reunião diária para que os integrantes registrem seus assuntos pendentes. Assim, poderão manter o foco durante a reunião.

9. Prepare-se com antecedência

Como o tempo é curto, todos devem saber exatamente o que dizer. Limite a fala ao que foi feito no dia anterior, ao que se planeja fazer hoje e às dificuldades para atingir as metas. Quem lidera o Scrum deve deixar claro o que espera ouvir na reunião. Interrompa imediatamente qualquer assunto fora do tema.

10. Use as reuniões de Scrum para fortalecer o espírito de equipe

Se você terceirizou seus projetos Scrum, vale incluir os integrantes remotos nas reuniões diárias. Organize chamadas de vídeo ou de áudio e garanta que o horário seja razoável para todos, evitando, por exemplo, 1h da manhã no fuso dos colegas. Assim, vocês trabalham como uma equipe com os colegas de outros países. Como líder do Scrum, garanta também que os integrantes olhem uns para os outros e conversem entre si, em vez de dirigir toda a atenção a você. Isso melhora a reunião e o entendimento entre os colegas.

Uma observação final

Seja qual for o nome, Daily Scrum, reunião rápida diária, chamada matinal, reunião de coordenação ou reunião em pé, esse tipo de encontro atende a uma necessidade atual. Ao saber o que cada integrante realizou ontem e o que pretende fazer hoje, a equipe cria um entendimento comum de quanto trabalho foi concluído e quanto falta. As reuniões também ajudam cada pessoa a assumir compromissos. Quando alguém se levanta e diz “Vou fazer esta tarefa hoje”, sabe que no dia seguinte terá de informar se a concluiu.